Виртуальный офис

softmarker 04.08.2019 3862 3

Виртуальные офисы в России становятся всё популярнее. Использующие их уже не один год достигают всё новых высот в бизнесе. Применяя последние достижения научно-технического прогресса и гибкое мышление, создаются новые виртуальные рабочие пространства. Где работники слышат и видят друг друга, присылают и получают информацию, рабочие материалы, отчёты, документы и т.д.

Виртуальный офис что это такое

Виртуальным офисом можно назвать один из вариантов организации офисной деятельности, позволяющий создать у партнёра фирмы и потенциального клиента ощущения реального офиса. Иными словами, функционально это является офисом с той лишь разницей, что потрогать его невозможно. Наилучший пример – интернет-ресурс компании, к примеру, студии по созданию сайтов. Всё действие происходит в сети.

Основные компоненты офиса:

Обязательный почтовый адрес для получения корреспонденции.
Телефон многоканальный, имеющий несколько линий.
IP-АТС для перевода вызовов на мобильные, городские и skype-номера.
Операторы колл-центра, подготовленные к консультациям по всем вопросам, касающимся предлагаемых услуг и товаров.

При невозможности соединения с консультантом из call-центра, потенциальный клиент передаст необходимый документ, используя факс, или оставит сообщение с нужной информацией. Ещё один плюс – наличие корректной статистики, составленной исходя из обращений. Она позволяет выяснить точные цифры заказов, общего количества звонков, их продолжительности, распределённости по сотрудникам и по времени, и так далее.

Виртуальный многоканальный номер

Телефонную линию невозможно перенагрузить, ибо виртуальные секретари работают без выходных и 24 часа в сутки.

Виртуальный офис упрощает и автоматизирует все рабочие процессы. Экономит средства, ведь всё оборудование находится у провайдера. Фирмы, пользующиеся виртуальной услугой, получают все возможности стандартного офиса для использования в своих интересах. Нужно только определить телефоны для распределения звонков. Операторы call-центра могут консультировать потенциальных клиентов, находясь в одном городе, или в разных уголках планеты. А все звонки поступают на один телефонный номер. Одновременно обрабатывается по несколько сотен вызовов.

Затраты:

ежемесячная абон. плата за виртуальный офис (АТС), обычно в диапазоне 500-3000 рублей в месяц;
оплата самого многоканального номера, обычно в диапазоне 150-1000 рублей в месяц;
оплата за исходящие звонки, обычно в диапазоне 0,15-3 рубля за минуту,
оплата зв дополнительные услуги.

[important]Есть три варианта многоканального номера телефона:

Наиболее популярный – номер с кодом 8-800. Именно таким номером пользуются большинство организаций при создании межрегионального колл-центра. На него оформляют горячие линии.
Номер многоканальный с кодом 8-804. Похож на предыдущий вариант, с одним лишь отличием: у абонента номер не высвечивается при входящем вызове.
Городской прямой номер. Чаще других приобретаются коды Москвы (495, 499), Санкт-Петербурга (812), других крупных городов. Оформляют компании для увеличения доверия клиентов и подтверждения местоположения офиса.[/important]

Настройка облачной телефонии и другого оборудования производится просто. Установив на компьютер приложение, можно проводить все операции. На сайте интернет-провайдера прописываются внешние и внутренние номера. После настраиваются необходимые параметры.

Возможности 8-800 и 8-804:

Бесплатные исходящие вызовы для звонящих. Все клиенты компании будут звонить бесплатно. Это увеличит количество вызовов.
Многоканальность. Никаких занятых линий.
Единый телефонный номер. Запомнить один единый номер просто.
Быстрое подключение. Процесс занимает от 1 дня.
Голосовое приветствие всех потенциальных клиентов. Нет скучным гудкам.

Такие номера предоставляют, например, zadarma, primatel, mango-office, powertelecom и другие.

Услуга виртуальный офис

Основа виртуального офиса – это мгновенная передача информации. Благодаря этому обмен данных занимает долю секунды, что упрощает процесс работы.

В виртуальном офисе имеют место работы все сотрудники копании, только не в реальном мире, а в киберпространстве. Работники могут жить в разных странах мира, но при использовании современных технических устройств – телефонов, интернета и компьютеров – работа осуществляется в реальном времени. А взаимодействие не отличается от классического офиса. Подобные услуги предоставляются IT-компаниями. Один, из которых портал votbox (6400625).

Плюсы аренды офиса в сети

Аренда виртуального офиса обходится бизнесменам намного дешевле. Нужно оплатить некоторые услуги, создающие пространство для работы. И всё. Преимущества офиса в киберпространстве следующие:

Меньшее количество рабочих часов. Учитывая расходы времени на дорогу до работы и обратно, сотрудник экономит от 1.5 до 2 часов.
Уменьшается текучесть кадров.
Весомая экономия финансов. В крупных городах аренда офисного помещения стоит больших денег. Не считая секретаря, необходимое оборудование, уборщиков и прочие моменты. Всё это выливается в круглую сумму, оплачивать которую придётся владельцу бизнеса.
Разумное распределение денег на развитие стартапа. На старте бизнеса практически всем предпринимателям не хватает финансовых средств на реализацию амбициозных планов. Такое решение предоставит немалое количество денежных средств, ведь сэкономленное на офисе можно использовать по прямому назначению.
Увеличение количества потенциальных кандидатов на должность. При использовании виртуального офиса персонал выбирается из лучших умов с разных уголков планеты. И не ограничивается претендентами из одного городка.
Никаких проблем с переездом, с которым рано или поздно сталкивается большое количество фирм. В виртуальном офисе таких проблем и статьи расходов просто нет.
При расширении штаба не нужно тратиться на новое оборудование для персонала.
Профессионализм. При выборе дисциплинированных сотрудников рабочий процесс будет идти быстрее и не будет проблем с тайм-менеджментом. Современные технологии впрочем решают вопрос и с контролем рабочего времени при удалённой работе.

ВАЖНО! Учёные из западных стран выяснили, что компании, использующие виртуальные офисы, обладают более высоким коэффициентом удержания рабочих, чем в традиционных офисах. Это говорит об удовлетворённости команды при такой организации бизнеса.

Минусы

Однако стоит отметить и недостатки, которых хоть и мало, но они присутствуют:

Допустимость отсутствия связи. С помощью интернета и телефона можно достучаться в любой город планеты. Но были случаи, когда связь обрывалась, и это доставляло множество хлопот компаниям. Клиенты не могли дозвониться, а на восстановление связи уходили часы рабочего времени. При перебоях с интернетом вся работа останавливается. При медленном или нестабильном интернет-канале вероятны ошибки. Отметим, что при физическом нахождении сотрудников в разных городах проблемы с интернетом у отдельного человека не влияют на нормальную работу остальных.
Риск кражи. Вероятность ограбления физических объектов минимальна, но хакерской атаке подвергается именно виртуальное пространство. Кражи информации цифровых офисов – большая редкость, но умелые хакеры могут взламывать практически все сети.

Услуга виртуальный офис в Москве

Все больше фирм обязаны иметь своё представительство в столице страны. Особенно в РФ, где большая часть финансов находится именно в Москве. Получить виртуальный офис в Москве просто. Можно оформить аренду в самых элитных районах, даже в Москва-Сити.

Что входит этот в пакет?

Московский юридический адрес + виртуальный многоканальный номер + секретарь.
Часто предоставляют на 5 дней в месяц переговорные комнаты в распоряжение виртуальным арендующим.

Предлагается полный комплекс корреспондентского и почтового обслуживания.
Специалисты компании отсортируют конверты и уведомят арендодателя о новых письмах. При необходимости отсканируют и отправят через факс или курьера.

Дополнительный плюс

Во время проведения конкурсов и тендеров большая роль отводится местоположению офиса. Победители последних тендеров были именно из столицы. Потому что в конкурсах обращают внимание на юридический адрес фирмы.

Предоставляют ли виртуальный офис в Киеве?

Работать в удобном месте, использовать телефонию, арендовать офис на час, неделю или месяц – перечень предлагаемых услуг арендодателем в Украинской столице. Адрес предоставляется не в окраине, а в самых крупных бизнес-центрах страны. В таких как Киев Сити, Горизонт Тауэр, Киев Горизонт Парк, Подол, Гулливер и IQ CENTER. Помимо адреса предоставляются услуги для повышения имиджа бизнеса.

Перечень компаний, предоставляющих услуги IP телефонии, виртуальные АТС и номера, смотрите здесь.

Виртуальный офис бесплатно

Предоставляет, к примеру, zadarma. И потенциальные клиенты не отключатся из-за занятости телефонных линий. Телфин подключает бесплатно виртуальные номера и АТС. Оплачивать нужно только абонентскую плату. Есть специальная акция, по которой можно подарить другу 2 месяца бесплатного пользования сетью АТС. И получить за это вознаграждение в виде 1 000 рублей.

Услуга виртуальный офис помогает уменьшить издержки и объединяет сотрудников из разных городов в процессе работы. Это новый и эффективный вид организации труда, популярность которого увеличивается с каждым годом.

softolet — интернет-сервисы для бизнеса.
Ссылка на материал обязательна!

Оцените текст:

Автор публикации

не в сети 12 лет

softmarker

Комментарии: 95Публикации: 268Регистрация: 15-05-2014

3 комментария